Gérer simplement sa classe dans OpenOffice

Le maître est amené à produire assez régulièrement des listes ou divers documents pour sa classe dans lesquels doivent figurer par exemple les noms de ses élèves. OpenOffice dispose d’un module de base de données assez performant mais qui demande en prérequis la connaissance préalable de l’organisation de ce type d’outils.

Le tableur d’OpenOffice offre une réponse alternative et simplifiée à ce type de demande et permet de bâtir une base de données suffisamment performante pour répondre aux besoins d’une classe. Son contenu sera réutilisable directement dans le module traitement de texte (Writer) d’OpenOffice.

Bâtir la base de données dans le tableur d’OpenOffice

  Commencer par ouvrir un nouveau document "Classeur" dans OpenOffice et y faire figurer les différents renseignements que l’on juge utile d’avoir à sa disposition : Nom, Prénom, Date de naissance, Cours, Adresse... Ne retenir que ce qui sera véritablement utile [1].

Ces données pourront être réparties entre différentes "feuilles" du tableur. [2]

Le fichier exemple ci-dessous pourra éventuellement servir de base de départ pour ce travail.

  Le travail effectué, enregistrer le document. Attention, il est important pour la suite que ce document soit bien localisé. Il faudra donc l’enregistrer et ne plus le déplacer. On pourra, par exemple l’enregistrer dans le dossier "Mes documents", dans un sous-dossier "Mes bases de données" que l’on aura créé spécialement pour l’occasion. On pourra lui donner comme nom "Gestion classe" par exemple.

On pourrait tout simplement utiliser directement ce document pour en créer de nouveaux en utilisant le "Copier - Coller" mais il est également possible de faire en sorte que les données soient directement accessibles dans le traitement de texte au moment où on en aura besoin pour produire par exemple un tableau. C’est ce qui vous est décrit dans la partie suivante.

Rendre disponible la base de données dans le module traitement de textes

Il nous faut maintenant faire en sorte de pouvoir disposer de notre base à tout moment dans le traitement de textes.

L’opération décrite ci-dessous n’aura à être faite qu’une seule fois, la base sera dès lors toujours disponible [3].

  Ouvrir un nouveau document texte et aller dans le menu "Edition - Changer de base de données"

En utilisant le bouton "Parcourir" de la boîte de dialogue, aller pointer le fichier "Gestion classe" qui devrait se trouver, si vous avez suivi ce qui vous a été proposé pour l’enregistrement, dans le dossier "Mes bases de données" du dossier "Mes documents". La base s’ajoute à la liste et vous pouvez faire apparaître vos différentes feuilles. Choisir par exemple "Liste" et cliquer le bouton "Définir". C’est cette base qui sera active.

Fermer la boîte de dialogue.

  Aller maintenant dans "Affichage" - "Sources de donnée" ou utiliser tout simplement la touche "F4" du clavier. La liste des bases de données disponibles apparaît et si vous avez bien suivi ce qui vous a été demandé ci-dessous, la liste de vos élèves devrait apparaître également.

Utiliser la base

Nous allons maintenant utiliser cette base pour construire un tableau...

  Sélectionner toute la liste ou seulement les élèves que l’on désire voir figurer dans le tableau (Sélection multiple à l’aide de la touche "Ctrl").
  Cliquer le bouton "Données dans le texte"

  Choisir les données à retenir en les plaçant dans l’ordre voulu.

Laisser le bouton "Table" coché pour obtenir un tableau. Le bouton "Autoformat" permet même de choisir une présentation prédéfinie pour ce tableau.

Après avoir cliqué le bouton "OK", le tableau devrait apparaître à l’endroit où vous avez laissé le curseur.

Il reste à le personnaliser en utilisant toutes les possibilités liées à la mise en forme des tableaux...

Ceux qui voudront aller plus loin verront que c’est aussi à partir d’ici qu’ils pourront construire des lettres personnalisées, des mailings... mais c’est une autre histoire... et cela suffit bien pour aujourd’hui.